Données des stagiaires : ce qu'on ne colle pas dans une IA

Un organisme de formation manipule des données personnelles à chaque étape : noms, coordonnées, présences, résultats, parfois des informations de santé ou de handicap. Un assistant d'IA est très utile pour rédiger un mail, une trame ou un questionnaire. Il ne doit pas recevoir les données de vos stagiaires. Cette page dit ce qu'il faut retirer, comment anonymiser, et ce que disent les recommandations de la CNIL que nous avons lues.

Elle n'est pas un avis juridique. Elle sert de règle de travail pour votre équipe.

Ce que disent les recommandations de la CNIL que nous avons lues

La CNIL, dans ses questions-réponses sur l'utilisation d'un système d'IA générative, recommande « en évitant autant que possible la saisie de données personnelles ». Elle indique que les utilisateurs « ne devraient soumettre que des informations qu'ils sont autorisés à partager ». Pour un service grand public, elle recommande de « ne jamais partager d'informations confidentielles ».

Elle conseille aussi, pour un usage non confidentiel d'un service grand public, de désactiver « la possibilité pour le fournisseur du système de réutiliser les données d'usage ». Cette désactivation doit s'accompagner d'autres garanties : ne la considérez pas comme suffisante à elle seule.

L'article L6352-3 du code du travail, lu sur Légifrance le 15/11/2026, impose à chaque organisme de formation un règlement intérieur applicable aux stagiaires. Ce règlement est un document écrit ; il ne décrit pas les outils que vous utilisez. Votre règle de confidentialité doit donc être écrite à part, dans votre procédure interne.

Ce qu'on ne colle jamais

• les noms, prénoms, adresses, dates de naissance et numéros de sécurité sociale ;
• les listes nominatives de stagiaires, même pour une simple convocation ;
• les résultats d'évaluation, les copies et les notes attribuées à une personne ;
• les informations de santé, de handicap, de situation familiale ou de grossesse ;
• les appréciations écrites sur un stagiaire ou sur un formateur ;
• les contrats, conventions et devis signés contenant des données d'identification ;
• les informations confidentielles de vos clients financeurs.

Comment anonymiser avant de demander de l'aide

Remplacez chaque personne par un repère neutre : « stagiaire A », « stagiaire B ». Remplacez la fonction exacte par une catégorie : « assistante administrative » plutôt que le nom d'un service. Retirez les dates précises si elles suffisent à reconnaître une session. Pour un tableau, gardez les colonnes et les totaux, pas les identités.

Un récit reste identifiable même sans nom : « la personne qui a dû quitter la salle le mardi » désigne quelqu'un dans un petit groupe. Ne le collez pas.

Prompt 1 : préparer un modèle sans données

Je prépare un modèle de [document] pour une formation. Je n'ai pas le droit de te donner de données sur une personne réelle. Utilise seulement des crochets : [nom], [date], [montant], [lieu].
Rédige le modèle à partir de [objectif du document], et ajoute une liste des champs que je dois remplir moi-même.

À vérifier : aucun nom, prénom ou date réelle n'apparaît dans la réponse.

Prompt 2 : analyser un tableau anonymisé

Voici un tableau de réponses anonymisées (stagiaire A, B, C) : [coller].
Calcule les moyennes par colonne, repère les valeurs manquantes et les incohérences. Ne tire aucune conclusion sur une personne nommée ou identifiable. Si une ligne semble contenir une donnée personnelle, signale-le sans la reprendre.

À vérifier : avant de coller le tableau, relisez chaque cellule : une ligne de commentaire peut contenir un nom.

Prompt 3 : relire un texte avant de le coller

Voici un texte destiné à un assistant d'IA : [coller].
Repère les éléments qui permettent d'identifier une personne (nom, fonction précise, lieu, date, description d'une situation). Rends une liste avec la phrase exacte entre guillemets et une version anonymisée proposée.

À vérifier : la version anonymisée ne permet plus de reconnaître la personne.

Exemple concret

Une responsable doit préparer le compte rendu d'une session où un stagiaire a quitté la formation avant la fin. Elle ne colle ni son nom ni les raisons personnelles. Elle écrit à l'assistant : « Un stagiaire, [repère A], a quitté la session après le premier jour. Rédige la mention pour le registre, sans motif. » L'assistant rédige une mention neutre. La responsable complète le registre dans son outil de gestion, qui n'est pas un assistant.

Ce qui reste à votre charge

• la politique de confidentialité de votre organisme et la formation de votre équipe ;
• le choix des outils d'IA autorisés, et leur réglage (historique, réutilisation) ;
• la conservation et la suppression des données, selon les règles que vous fixez : vérifiez les durées exigées par votre financeur ;
• la réponse à une demande d'un stagiaire sur ses données, qui relève de votre organisme.

À vérifier avant toute utilisation

• aucun nom, numéro, date de naissance ou donnée de santé n'a été collé ;
• les tableaux sont anonymisés colonne par colonne ;
• les commentaires libres ont été relus ;
• l'outil utilisé est celui que votre organisme a retenu ;
• votre équipe connaît la procédure en cas d'erreur.

Pour aller plus loin

Les questionnaires et les quiz sont l'endroit où ces données apparaissent le plus souvent : voyez questionnaire de satisfaction à chaud et évaluation des acquis. Pour les feuilles de présence, lisez feuille d'émargement et attestation.

ALMA permet de créer un agent alimenté par les documents que vous lui donnez.