Répondre à une demande de devis de formation

Une demande de devis de formation arrive souvent par mail, avec peu d'informations : un intitulé, un nombre de personnes, parfois une date. Votre réponse doit donc poser les questions qui manquent, présenter la formation, et indiquer les conditions du devis. Un assistant d'IA peut rédiger ce mail à partir de vos éléments. Il ne connaît pas votre tarif, ni vos disponibilités, ni le besoin réel du client. Le devis lui-même se construit avec les modèles du réseau Promptum sur devis.promptum.fr, puis se relit.

Ce que disent les textes que nous avons lus

L'article L6353-1 du code du travail, en vigueur depuis le 01/01/2019 et lu sur Légifrance le 15/11/2026, dit qu'« une convention est conclue entre l'acheteur et l'organisme qui les dispense », selon des modalités déterminées par décret. Le devis précède souvent cette convention : il doit donc rester cohérent avec elle.

L'article L6353-3 traite du cas d'une personne qui entreprend une formation à titre individuel et à ses frais : « un contrat est conclu entre elle et le dispensateur de formation ». Votre réponse doit dire à qui le devis est adressé, et qui signe.

Les textes que nous avons lus ne fixent ni la liste des mentions d'un devis de formation, ni sa durée de validité. Vérifiez le décret d'application et les exigences de votre financeur avant d'envoyer un devis.

Ce qu'une bonne réponse contient

1. un remerciement court et une question de qualification (besoin, public, date souhaitée) ;
2. l'intitulé de la formation et son programme joint ou résumé ;
3. la durée, le format (présentiel, distance, mixte) et le lieu ;
4. le nombre de participants et le prix, calculés selon votre grille ;
5. les modalités de paiement et de financement que vous acceptez ;
6. la durée de validité du devis, si vous en fixez une ;
7. la façon d'accepter le devis et le contact à qui l'envoyer.

Prompt 1 : qualifier la demande

Un prospect nous a écrit : [coller la demande, sans signature ni données personnelles].
Rédige une réponse courte (120 mots au plus) qui remercie, reformule le besoin en une phrase, et pose trois questions : public et niveau, nombre de personnes et date souhaitée, format souhaité.
Vouvoiement, sobre. N'annonce aucun prix, aucune date disponible, aucune certification.

À vérifier : la reformulation n'ajoute rien au besoin exprimé ; aucune date ou tarif n'a été proposé.

Prompt 2 : mettre en forme le devis

Voici les éléments validés : intitulé [intitulé], programme en pièce jointe, durée [X heures], format [présentiel ou distance], lieu [lieu], nombre de participants [N], prix HT [montant saisi par nos soins], TVA [taux applicable selon votre situation], modalités de paiement [modalités], validité [durée choisie].
Rédige le mail d'envoi du devis, avec un tableau récapitulatif, sans modifier aucun chiffre. Si une donnée manque, écris « [à compléter] ».

À vérifier : chaque chiffre correspond à votre grille ; le taux de TVA a été vérifié par votre comptable ; la durée de validité est celle que vous avez choisie.

Prompt 3 : relire la réponse avant envoi

Voici la réponse que je vais envoyer : [coller].
Vérifie : toutes les questions du prospect ont une réponse ; aucune promesse de résultat ; aucune mention de certification que je n'ai pas indiquée ; le total est cohérent avec le tableau.
Rends une liste de corrections, sans réécrire le mail.

Exemple concret

Un service de ressources humaines demande un devis pour dix personnes, une formation de deux jours sur la sécurité numérique, à distance. Le prompt 1 produit une réponse qui pose les trois questions utiles. Une fois le besoin confirmé, le prompt 2 met en forme le devis avec les chiffres saisis par votre responsable. Le modèle mentions obligatoires du devis sert de point de contrôle, sans que nous en reprenions les règles ici.

Ce qui reste à votre charge

• le prix, la remise et la marge ;
• la disponibilité du formateur et les dates ;
• la validité et les conditions de paiement de votre devis, après vérification ;
• l'envoi du devis, qui se fait par votre organisme ;
• toute mention de financement : voir la relance de prise en charge.

À vérifier avant envoi

• les montants correspondent exactement à votre grille ;
• le programme joint est la version validée ;
• les mentions du devis ont été relues avec les modèles du réseau ;
• la durée de validité est indiquée, si vous en fixez une ;
• aucune donnée d'un autre client n'apparaît dans le mail.

Pour aller plus loin

Le programme joint doit correspondre à celui de la fiche de formation. Pour la fiche publiée sur votre site, voyez décrire une formation dans un catalogue.

ALMA permet de créer un agent alimenté par les documents que vous lui donnez.